Catégorie : Télétravail

2017-06-26_CR_GT_Télétravail

L’Arrêté du premier ministre explicitant les conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans les DDI a été signé le 26 janvier 2017.

L’Alliance du Trèfle (CFTC-MAE  EFA-CGC  SNISPV) vous le commente :

Communiqué AT télétravail DDI_20170131

Quand on connaît les difficultés du management direct, on est en droit de questionner la pertinence du management à distance.

LES DIFFICULTES DE TOUT MANAGEMENT

Tout management est d’abord confronté à la complexité des rapports humains.

La plupart des agents attendent de leur manager trois caractéristiques essentielles :

• l’écoute

• la reconnaissance

• la proximité.

On entend par « proximité », notamment, la présence et l’accessibilité, rassurantes pour les collègues qui craignent d’avoir à gérer seuls une situation critique ou un conflit.

A ce propos, il convient de rappeler que le management à distance peut exister dans des situations aussi différentes les unes que les autres au sein de notre établissement :

• un encadrant qui dirige une équipe basée dans une autre direction

• un encadrant qui gère un (ou plusieurs) membre(s) de son équipe, affecté(s) sur un autre lieu

• un encadrant qui, au cours d’un déplacement, dirige son équipe restée sur place

• un encadrant qui gère un(e) ou plusieurs collaborateurs, travaillant à domicile

• un encadrant en télétravail.

Dans la mesure où les agents attendent essentiellement de leur chef du soutien et une présence jugée nécessaire pour arbitrer, le management à distance peut apparaître comme une contradiction. Mais en pratique, ce type de management est possible et peut coexister avec le management direct.

LE MANAGEMENT À DISTANCE PEUT-IL ÊTRE EFFICACE ?
Pour réussir sa mission, le manager qui dirige tout ou partie de son équipe à distance doit respecter des règles :

• Créer un lien :

  Dans le cadre du management direct, un lien informel – essentiel à la réussite de toute gestion d’équipe – se crée à de nombreux moments (pause café, pause déjeuner …), dans divers endroits (devant la machine à café, dans les ascenseurs, les couloirs…).

  L’absence de tels éléments, pour le management à distance, rend la tâche plus ardue mais pas impossible.
  Les moments de rencontres, même virtuelles, avec les collaborateurs distants doivent permettre au dirigeant de nouer un lien fort avec eux, afin de renforcer leur sentiment d’appartenance à la même équipe, à la même direction…En pratique, ces moments de rencontre peuvent revêtir plusieurs formes : conversations téléphoniques, vidéo-conférences, entretiens annuels, etc… Il convient de structurer ces rencontres et de les séquencer de manière à les répartir sur toute l’année.

• Donner du sens au travail de l’équipe : 

  Le manager à distance doit valoriser le travail de ses collaborateurs en renforçant leur appartenance à l’équipe. Des réunions avec tous les agents du service doivent être organisées régulièrement.

• Gérer la montée des compétences au sein de l’équipe : 

  Comme le manager classique, le manager à distance suivra la montée des compétences des membres de son équipe et assurera la gestion des carrières, en fonction de cette évolution. La gestion des carrières des agents doit être équitable. Travailler à distance ne doit pas constituer un obstacle à la promotion.

• Veiller au respect de la culture et des procédures internes : 

  Même à distance, le manager doit être capable d’imposer le respect des valeurs et de la réglementation. Ceci est capital pour assurer l’intégration des collègues distants.

Ces quelques règles peuvent permettre d’envisager la gestion de ses collaborateurs à distance.

Le décret télétravail qui limite à 3 le nombre de jours télétravaillés va d’ailleurs dans le sens du maintien de la proximité et du lien d’équipe.

Et vous : que pensez-vous du management à distance ? 

Le télétravail permet de réduire le stress et la fatigue des agents amenés à passer un temps important dans les transports. D’une manière plus large, il a un effet positif sur le niveau de la pollution, de même qu’il contribue à la réduction des embouteillages tout comme à la décongestion des transports en commun. Il peut aussi permettre de faciliter les capacités de concentration des agents, du fait de sollicitations moindres.

L’ASP doit être exemplaire en matière d’expérimentation du télétravail : un établissement à la pointe du numérique qui engage une dématérialisation de missions et prouve l’efficience de ces nouvelles méthodes de travail.

Le processus de mise en œuvre du télétravail à l’ASP va démarrer par une expérimentation pendant six mois pour dix directions, sur un test d’un jour dans un premier temps (le décret télétravail prévoit 3 jours maximum).

Comment la mise en œuvre du télétravail peut-elle être réussie ?

1. Se baser sur la confiance

Un employé qu’on ne voit pas travailler n’est pas un employé qui ne travaille pas. Le travail à domicile doit s’inscrire dans une relation managériale basée sur une confiance mutuelle. 

2. Examiner les aspects positifs du télétravail demandé par l’agent

La généralisation de l’open space et la diffusion de nouveaux outils informatiques ont parfois aggravé les interruptions intempestives, le sentiment d’urgence permanent, les difficultés à prendre du recul. Le travail à distance peut recréer un espace-temps où le collaborateur a la possibilité de s’extraire du brouhaha professionnel et de ne pas être sans cesse dérangé.

Eviter la surcharge cognitive est l’un des principaux bénéfices du télétravail, au même titre que la réduction des temps de transport.

Il faut convenir que le travail à domicile est aussi une chance pour l’établissement.

3. Réfléchir aux modalités

Les agents ont le goût du service public à travers l’exécution de leurs missions, ils ont l’habitude de rendre compte et les tâches exécutées sont connues et quantifiables.

La demande de télétravail et les tâches listées doivent être étudiées précisément avec l’agent.

► réfléchir à la nature des tâches télétravaillables ou non :

• Beaucoup de procédures sont dématérialisées donc éligibles. Le transport de dossiers au format papier peut cependant faire l’objet d’un accord entre le responsable et l’agent afin de garantir la sécurité des documents concernés.

• Sur l’encadrement et l’animation d’équipes : la note de service du MAAF rappelle qu’ « il ne s’agit pas d’exclure par principe les encadrants ». En fonction des situations, il s’agit de raisonner en termes d’activité, voire de tâches, et non de métier ou de poste. Si un agent exerce des tâches non éligibles, un échange avec son supérieur hiérarchique permet d’identifier la liste de ses activités qui peuvent être télétravaillées afin de déterminer si elles peuvent être regroupées dans le temps et donner lieu à un ou plusieurs jours de télétravail par semaine.

• Les contrôleurs sur place ne sont pas exclus du dispositif puisqu’ils peuvent préparer leur dossier de manière organisée à distance ou à domicile.

► réfléchir à la capacité d’adaptation de l’agent et de l’équipe :

Le télétravail est planifié et organisé en respectant l’égalité de traitement entre les agents.

Le candidat fournit des indicateurs de son activité. Attention cependant, le travailleur distant a tendance à travailler davantage ! Beaucoup peuvent se surinvestir dans leur travail, par crainte qu’on ne leur reproche de ne pas en faire assez. Il faudra veiller à ne pas favoriser ce surinvestissement. Pour cela, il est essentiel d’estimer la charge de travail du travailleur à distance avec lui : d’abord avant de le laisser partir, puis régulièrement, sans attendre les entretiens individuels d’évaluation.

La consultation de l’équipe est importante, le travail réalisable à distance ne doit pas ajouter un fardeau aux membres de l’équipe.

4. Ne pas changer les façons d’interagir ou réfléchir ensemble à mieux interagir 

Un point régulier sur l’activité est important à mettre en œuvre. Le contrôle du manager ne doit pas pour autant devenir excessif, car cela détruirait la relation de confiance indispensable à la qualité du travail.

5. Mener la guerre à l’isolement

Organiser des réunions collectives sera le meilleur moyen de diffuser les informations auprès de tous, y compris des travailleurs à domicile. L’idéal est de prévoir une réunion de l’équipe au complet une fois par semaine.

6. Former les agents

Les formations sont importantes à mettre en œuvre aussi bien pour le télétravailleur que pour son responsable : exposé des avantages et des inconvénients de ce mode de travail, présentation des droits et obligations, rappel des règles de sécurité à suivre pour travailler dans de bonnes conditions, rappel des principes de bonne ergonomie au travail afin d’éviter les mauvaises postures devant l’écran.

L’agent devra aussi bénéficier d’un appui technique en cas de panne.

Pour toutes questions ou si vous rencontrez des difficultés quant à votre demande de télétravail, contacter cftc-mae@asp-public.fr