Un groupe de travail sur la dématérialisation du dossier individuel s’est tenu le 30 septembre 2026.
Ce nouveau GT était relativement court et a surtout permis un échange de questions/réponses.
1. Qu’est-ce le dossier individuel agent dématérialisé ?
GAUdDI : Gestion de l’Archivage et du stockage Unifié du Dossier Individuel
c’est une brique RenoirRH qui permet l’accès au dossier.
Le dossier d’un agent est composé de :
– un dossier administratif, c’est le DIA (Dossier Individuel Agent)
– et un dossier comptable pour la paye : DC
Ce dossier dématérialisé sera accessible :
– à l’agent
– au gestionnaire de corps
– au gestionnaire de paye (gestionnaire CPE)
La gestion dématérialisée des pièces du dossier et de la paye débutera en mars 2027 pour tous les agents MAASA.
Le DIA sera ouvert, via le self mobile, pour tous les agents en juin 2027.
2. Les principaux avantages de GAUdDI par acteur
3. Arrêté de mise en place
Le projet arrêté de mise en place du dossier dématérialisé sera présenté au prochain CSA M, il précisera :
– le champ d’application,
– les modalités de mise en œuvre et d’archivage des pièces,
– les modalités de l’agent et des tiers au dossier individuel de l’agent,
– les modalités d’exécution,
– la liste des pièces pouvant figurer au dossier individuel dématérialisé (en annexe)
4. Questions/ Réponses
– Les agents MAASA sur BOP 2017 au MTE auront-ils accès à leur dossier dématérialisé ? Pour l’instant, c’est en phase test, mais ce sera possible à terme.
– Les actes déconcentrés seront-ils versés au dossier ? Oui, notamment les contrats courts qui sont saisi par les SGCD et seront consultables via le self mobile.
– La numérisation des dossiers papier des agents es-elle envisagée ? La numérisation de ces dossiers n’est pas prévue. Chaque agent aura donc un dossier papier ancien et un dossier numérique.
– En cas de mutation dans un autre ministère, le dossier sera-t-il transférable ? Oui, le dossier pourra être extrait et importé au format zip. Cela sera effectif en 2028.
– Les documents confidentiels comme les documents médicaux sont-ils concernés par cette dématérialisation ? Non, ces documents ne sont pas concernés par la dématérialisation du dossier individuel (la liste des documents concernés sera en annexe de l’arrêté).
– L’agent pourra-t-il modifier des données ? L’agent pourra consulter son dossier mais pas le modifier. Seules ses coordonnées seront modifiables.
– Que se passe-t-il pour les pièces disciplinaires qui doivent être effacés du dossier ? L’arrêté prévoit que l’effacement des pièces se réalise sur demande de l’agent après le délai réglementaire.
– les CREPs seront-ils versés dans le dossier numérique ? Oui.
Questions en attente de réponse de l’administration pour l’instant :
– les contractuels ACB auront-ils accès à leur dossier dématérialisé ?
– Problème des délais de recours : comment les agents seront informés d’un nouveau document, et quelle date sera prise en compte pour la notification ?
– Les notifications de CIA seront-elles versées ?